Une mise au rebut du matériel retire un bien de l’actif de l’entreprise. Ce bien sort du bilan avec une valeur comptable nulle. Sur le papier, il suffit d’une signature. Sur le terrain, pourtant, cette signature met fin à la vie d’un fauteuil, d’un écran ou d’une armoire. Parfois, l’objet fonctionne encore parfaitement.
Les cabinets comptables expliquent très bien comment enregistrer un rebut. Cet article traite donc d’une question plus en amont. Qui décide qu’un équipement ne sert plus à rien ? Et surtout, sur quelles informations cette décision repose-t-elle ?
C’est quoi, la mise au rebut du matériel ?
D’après Legalstart, la mise au rebut consiste à retirer un élément de l’actif du bilan. Elle intervient quand ce bien n’a plus de valeur. Elle concerne un stock ou une immobilisation. Une immobilisation est un bien acheté pour servir longtemps : un bureau, un serveur, un véhicule.
Les motifs, eux, sont classiques. Le bien arrive au terme de son usage, ne respecte plus les exigences de sécurité, ou a subi un sinistre. Dans les trois cas, l’entreprise acte donc qu’il ne produira plus rien.
Mise au rebut ou cession : quelle différence ?
On confond souvent les deux. Pourtant, la différence change tout pour la suite.
- La cession : le bien quitte l’entreprise vers un tiers, vendu ou donné. Il garde donc une valeur.
- La mise au rebut : le bien est abandonné ou détruit, sans contrepartie.
En d’autres termes, un rebut ferme toutes les autres portes. C’est pourquoi la décision mérite plus qu’une case cochée.
Obsolète ne veut pas dire hors d’usage
Un matériel obsolète ne correspond plus aux besoins ou aux standards de l’entreprise. Il peut pourtant fonctionner sans défaut. Par exemple, un écran trop petit pour un graphiste reste un bon écran pour un accueil. Le rebut devrait concerner ce qui ne marche plus, et non ce qui ne plaît plus.
Qui décide d’une mise au rebut du matériel ?
Dans une procédure formalisée, un responsable habilité décide par écrit de sortir le bien. C’est la première étape décrite par Destock.info pour le matériel informatique. Selon l’organisation, ce responsable peut être la direction financière, la DSI ou la direction du site.
Le problème tient dans un décalage simple. La personne qui signe voit une ligne dans un fichier : un numéro d’inventaire, une date d’achat, une valeur nette comptable. La personne qui voit l’objet, c’est souvent le responsable de site. Elle sait si la chaise grince ou si l’armoire ferme encore. Pourtant, rien ne garantit que son avis arrive jusqu’au formulaire.
Valeur comptable et valeur d’usage : deux chiffres différents
L’amortissement répartit le coût d’un bien sur sa durée d’utilisation prévue. Au bout de cette durée, la valeur nette comptable tombe à zéro. Mais l’objet, lui, n’a pas changé d’un jour à l’autre.
L’administration fiscale le reconnaît d’ailleurs dans un exemple chiffré. Le Bulletin officiel des finances publiques cite une camionnette achetée 50 000 €. Sa valeur nette comptable est de 10 000 €. Sa valeur au jour du don est pourtant fixée à 20 000 €. Autrement dit, la comptabilité et le marché ne disent pas la même chose.
Comment se passe une procédure de mise au rebut ?
La procédure varie d’une entreprise à l’autre. On retrouve cependant presque toujours les mêmes étapes :
- Une demande de mise au rebut, avec le motif et l’identifiant du bien.
- Une vérification physique : le bien existe-t-il, et dans quel état est-il ?
- La décision écrite du responsable habilité.
- Le PV de mise au rebut, qui assure la traçabilité de l’opération.
- La sortie de l’immobilisation dans la comptabilité.
Legalstart recommande ainsi de rédiger un procès-verbal (PV) de mise au rebut. Ce document sert de justificatif en cas de contrôle. Par ailleurs, le Code de commerce impose de conserver les pièces justificatives pendant dix ans.
Le PV a pourtant une limite. Il documente qu’un bien est sorti. En revanche, il dit rarement ce qu’on aurait pu en faire d’autre.
Avant de signer le PV : trois questions, dans l’ordre
La hiérarchie que nous recommandons est simple : revente, puis don, puis traitement en fin d’usage en dernier recours. Avant cela, une question interne se pose d’abord. Voici donc les trois vérifications à faire avant tout rebut.
1. Peut-il servir ailleurs dans l’entreprise ? En effet, un bureau inutile sur un site manque peut-être sur un autre. Le transfert inter-sites évite à la fois un rebut et un achat neuf. Notre page sur le transfert inter-sites détaille ce fonctionnement.
2. Peut-il être revendu ? Un équipement amorti peut garder une valeur de marché. Ainsi, la revente récupère une partie de cette valeur. Elle peut se faire auprès d’un autre professionnel, ou des collaborateurs.
3. Peut-il être donné ? Le don à un organisme d’intérêt général ouvre droit à une réduction d’impôt de 60 % du montant donné. Le plafond est de 20 000 € ou 0,5 % du chiffre d’affaires hors taxe, selon le montant le plus élevé. Ces règles figurent sur Entreprendre.Service-Public.fr. De plus, pour une immobilisation, le BOFiP retient la valeur de cession, et non la valeur nette comptable. Notre article sur les avantages fiscaux du don en entreprise détaille les conditions.
Seulement ensuite vient le traitement en fin d’usage. Par ailleurs, le mobilier professionnel dispose de sa propre filière, avec l’éco-organisme Valdelia. Les équipements électriques et électroniques suivent, eux, la filière des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques).
Le cas de la mise au rebut du matériel informatique
L’informatique ajoute cependant une contrainte de taille : les données. Un ordinateur, un téléphone ou un serveur contient des informations sensibles. Avant toute sortie, chaque support doit donc être effacé selon une méthode reconnue, ou détruit. Destock.info recommande en outre un certificat d’effacement par appareil, joint au dossier.
Cette étape ne change pas pour autant l’ordre des questions. Un ordinateur effacé proprement peut être revendu ou donné, exactement comme un fauteuil. Notre guide sur les équipements informatiques en fin de vie détaille chaque option.
Ce que le responsable de site peut changer dès la prochaine demande
Le responsable de site ne signe pas toujours le PV. Il peut néanmoins changer la qualité de la décision. Trois gestes suffisent :
- Photographier l’équipement et décrire son état réel, sans s’arrêter à son âge.
- Proposer une destination dans la demande : transfert, revente, don ou filière.
- Demander que le PV mentionne la destination finale, et pas seulement le motif.
Ainsi, la décision ne repose plus sur une ligne de tableur. Elle repose sur l’état réel de l’objet. C’est aussi ce que permet une plateforme comme CircularPlace. Chaque équipement y a une fiche, un état et des photos. Enfin, chaque sortie est tracée jusqu’à sa destination.
Une mise au rebut bien décidée reste parfois la bonne réponse. Elle doit simplement arriver en dernier, une fois les autres portes vérifiées.
Pour aller plus loin, lisez notre guide Matériel en fin de vie : réparer, redéployer, revendre ou recycler ?. Il aide à décider équipement par équipement.
